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Como manter atualizadas as informações dos expositores

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Como manter atualizadas as informações dos expositoresO objetivo principal da grande maioria das feiras é promover a troca de informações entre expositores e visitantes a fim de gerar negócios. Por outro lado, fazer com que essa comunicação aconteça de forma eficiente é também uma das principais dificuldades enfrentadas pelos organizadores, que muitas vezes sofrem para obter informações de qualidade dos expositores e, mais ainda, para mantê-las atualizadas nos canais de comunicação do evento.

Veja a seguir algumas dicas que irão lhe ajudar a coletar e manter atualizadas, com qualidade e eficiência, as informações dos expositores.

 

Use um sistema para armazenar os dados

Atualmente com a quantidade de informação disponível e a velocidade com que as mudanças acontecem, é imprescindível manter os dados e informações dos expositores organizados em um local seguro e de fácil acesso. Guardar os dados em papel dificulta a atualização e a busca por informações, restringe o acesso às informações a um pequeno grupo de pessoas e burocratiza demais processos que poderiam e deveriam ser muito simples.

Planilhas eletrônicas também são ferramentas bastante utilizadas para esse fim, apesar de possuírem diversas limitações. A busca de informações pode ser complicada, não há validação das informações, nem controle quanto a duplicidade de informações. Outro problema das planilhas é a dificuldade em realizar integrações com outras ferramentas, isso gera a necessidade de processos desnecessários e retrabalho, como por exemplo, a atualização dos dados dos expositores no site do evento.

Para suprir essa necessidade o ideal é utilizar um sistema próprio para feiras, que permita armazenar todos os dados dos expositores, validar cadastros, evitar duplicidade de expositores ou de informação e realizar buscas avançadas onde as informações são encontradas instantaneamente. Com um software especializado em feiras a equipe poderá acessar todas as informações simultaneamente, além de integrá-las automaticamente com outros sistemas, aplicativos e o próprio site do evento, automatizando os processos e eliminando a burocracia e retrabalho desnecessários.

 

Deixe que o expositor atualize seu cadastro

O processo de coleta de informações dos expositores pode ser moroso e cansativo. Nem sempre há um canal oficial para a troca de informações entre os expositores e a organização do evento, o que acaba sendo feito por e-mail. Essa troca de informação, por vezes ineficiente, proporciona a perda de informações e desatualização dos dados. Esse problema pode gerar a insatisfação do expositor com a feira, já que seus dados não foram devidamente disponibilizados para os visitantes.

Para isso é importante que o site do evento possua uma área do expositor, onde cada expositor poderá atualizar seus dados cadastrais, logomarca, falar sobre suas soluções e benefícios oferecidos, enfim para que cada expositor faça sua própria propaganda. Nessa área exclusiva o expositor pode preencher e atualizar seus dados sempre que desejar. Além da atualização dos dados, a área do expositor pode conter diversos materiais instrutivos, tais como manual do expositor, lista de fornecedores oficiais da feira, formulários para solicitar serviços específicos. Esse cuidado que o organizador da feira tem com seus expositores, pode ser a chave para garantir uma relação duradoura e de sucesso.

 

Conscientize seu expositor sobre a importância da informação

Desde o momento da venda do estande até a data do evento em si é importante conscientizar o expositor sobre a importância de manter as informações atualizadas para o seu próprio sucesso na feira. Quanto melhor for a descrição de seus produtos e serviços no site do evento, maiores as chances de ser encontrado por seus clientes potenciais para receber sua visita ao estande e gerar mais negócios.

 

É para auxiliar em todo esse processo que a Dolux criou um software em nuvem ideal para de coletar e manter os dados dos seus expositores atualizados. Com ele é possível gerenciar o cadastro completo dos expositores e disponibilizar uma área para que eles mesmos atualizem seus dados no site do evento. A área do expositor é totalmente customizável, permitindo a inclusão de todos os links desejados, como o acesso para o manual do expositor e para formulários de serviços adicionais, por exemplo.

O sistema possui fácil integração com o site do evento, permitindo disponibilizar a planta da feira e a lista dos expositores automaticamente no site. Assim, cada vez que um cadastro de expositor é inserido ou alterado, suas informações no site são automaticamente atualizadas.

 

Veja como coletar e manter atualizadas as informações dos expositores de forma automática.

Veja uma demonstração em vídeo

 

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