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3 dicas para antecipar recebimentos e garantir a realização do evento

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Antecipar recebimentos e garantir a realização do evento

O setor de feiras e eventos continua em constante crescimento no Brasil e traz excelentes oportunidades de negócios para empresários de todo o país. Entretanto, para os organizadores de uma feira, um dos grandes desafios tem sido para antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

A organização de um evento desse nível exige muita dedicação e investimento. Para garantir que tudo saia exatamente como previsto é essencial realizar um planejamento financeiro eficiente que inclua todas as despesas relacionadas ao evento para não ter surpresas pelo caminho que impeçam de realizá-lo.

Muitas empresas sentem dificuldades em organizar as finanças, principalmente porque todos os pagamentos aos fornecedores precisam ser realizados até a data escolhida para o evento e, assim, a organizadora também precisa garantir o recebimento das vendas até esta data, o que normalmente não acontece.

Veja a seguir algumas dicas que podem ajudar nesta árdua missão de antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

Utilizar um bom contrato

Qualquer negociação de prestação de serviços deve ter um bom contrato. Através dele serão definidas todas as obrigações e direitos de cada parte do acordo, assim como os valores e formas de pagamento. Em geral, esses eventos começam a ser programados com meses de antecedência para que as campanhas de divulgação e vendas tenham tempo para trabalhar adequadamente.  

Normalmente as condições de pagamento podem ser mais benéficas quanto maior for o prazo até o evento, sendo possível parcelar o valor até essa data.

O contrato bem redigido garante o pagamento dos valores referentes à participação da empresa no evento e resguarda os direitos da organizadora de não permitir a participação da empresa no caso de inadimplência. Além disso, o contrato descreve os serviços incluídos no valor pago para participação para que não haja dúvidas durante o evento.

Adotar um processo de cobrança eficiente

As feiras de negócios costumam reunir empresas do Brasil inteiro e, muitas vezes, internacionais também, dessa forma, uma das grandes dúvidas dos organizadores de eventos é como fazer a cobrança referente à participação dessas empresas. E mesmo quando o público é de empresas locais, como garantir que os pagamentos serão efetuados dentro do prazo estabelecido?

Não basta transformar sua feira numa máquina de vendas, é preciso antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

A tecnologia já pode ajudar a resolver essas questões. Com diversas ferramentas de pagamento disponíveis no mercado ficou fácil realizar cobranças mesmo que o comprador não esteja presente.

As principais ferramentas de cobrança disponíveis no mercado hoje são Moip, Pagseguro, PayPal, MercadoPago, DinheiroMail ou PayU, BCash, mas existem muitas outras. Todas oferecem opções de pagamento como cartão de crédito, débito, boleto bancário, transferências diretas, inclusive com pagamento parcelado, ou seja, são excelentes para antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

As ferramentas de cobrança costumam ter a opção de antecipação de recebíveis, o que pode ajudar a organizadora do evento a cumprir com os pagamentos a serem realizados. É preciso avaliar essa condição antes da escolha da empresa de cobrança, observando prazos e taxas que podem variar bastante.  

Uma dica interessante é utilizar um sistema integrado de gestão, como o GestãoClick, para organizar e automatizar os pagamentos do evento. Com ele é mais fácil acompanhar o desenvolvimento do projeto, identificando os pagamentos a serem realizados, assim como os recebimentos programados, e assim, organizar as finanças do evento para antecipar qualquer problema que possa vir a acontecer.

Outra vantagem do software financeiro online integrado é a possibilidade de fazer vendas diretas, quando o cliente é presencial, permitindo o uso de cartão, e até mesmo a emissão de boletos diretamente do sistema, para clientes presenciais ou não.

Buscar fontes alternativas de financiamento

A organização de um grande evento envolve altos custos e pode ser que apenas a venda de ingressos e stands não seja suficiente ou não garanta o pagamento de todo o custo existente.

O ideal é que haja também a busca de fontes alternativas para ajudar no custeio do evento, afinal reclamar da crise não resolve nada, não é mesmo?!

Uma das fontes de financiamento mais comum é buscar o apoio de empresas que sejam do mesmo ramo de atuação do evento e negociar um valor de patrocínio em troca da veiculação da empresa em todo o material de divulgação prévia, além de espaço e divulgação durante o evento.

Outra opção muito difundida entre os organizadores é buscar o apoio de entidades de classe do setor, como associações e sindicatos, que geralmente dispõem de verba para investir em eventos que tragam benefícios aos seus associados.

Mas também é importante lembrar que existem programas governamentais de apoio a cultura, ao empreendedorismo e a outras áreas que podem estar relacionadas ao tema do evento. Com planejamento antecipado é possível submeter projetos em busca de recursos de baixo custo ou até mesmo não reembolsáveis para financiar o evento.

Como exemplos podem ser sitados os programas PAEP (apoio a eventos no país) e AEX (apoio a eventos no exterior), da CAPES, e a Lei 8.313/91 (Lei Rouanet) que instituiu o Programa Nacional de Apoio a Cultura (Pronac).

Outra alternativa que vem sendo bastante explorada são as plataformas de crowdfunding, onde pessoas de qualquer parte do mundo podem contribuir para atingir a meta de arrecadação e viabilizar a realização do evento.

Também vale levantar recursos com a venda de itens, pré-venda de ingressos e atrações extras no pré-evento, que além de levantar recursos ajudam a divulgar o evento e os patrocinadores.

O importante é usar a criatividade para diversificar as fontes de financiamento, antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

Conclusão

Existem diversas formas de garantir a venda e a arrecadação dos valores na organização de eventos. Os organizadores devem exigir que o pagamento seja efetuado até a data do evento para evitar a inadimplência posterior, ou então oferecer o pagamento através cartão de crédito para garantir que as parcelas futuras sejam pagas e que o fluxo de caixa fique completo.

E quando se trata de fluxo de caixa de um organizador, a regra de ouro é postergar pagamentos, antecipar recebimentos e garantir a realização do evento.

 

Este artigo é uma contribuição de Gestão Click sobre o tema “antecipar recebimentos e garantir a realização do evento”.

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